Boletagem: contratos, controle e memória de cálculo

A boletagem é o processo de registrar e formalizar operações com derivativos e contratos no agronegócio. É o elo que conecta front office (negociação), middle office (controle de risco) e back office (contabilidade e liquidação).

Sem boletagem adequada, uma empresa pode enfrentar:

• divergências entre contratos e posições reais;

• falhas em relatórios de risco;

• problemas de compliance perante BACEN, CVM e auditorias;

• riscos operacionais e reputacionais sérios.

Com processos padronizados e memória de cálculo organizada, a boletagem se torna uma ferramenta-chave de governança financeira.

O que é boletagem?

É o registro formal da operação logo após a execução, contendo:

• ativo e mercado (soja B3, milho CME, CPR, swap, NDF cambial);

• quantidade e tamanho de lote;

• vencimento e data de liquidação;

• preço negociado;

• contraparte;

• margem inicial exigida;

• memória de cálculo com hedge ratio, premissas e justificativas.

Esse registro é encaminhado do front office para middle e back office, garantindo que todos tenham a mesma informação.

Importância da boletagem na governança

Controle operacional: reduz risco de erro humano e divergência entre áreas.

Rastreabilidade: cada decisão de hedge fica documentada, permitindo auditoria.

Memória institucional: evita dependência de pessoas ou planilhas isoladas.

Compliance: atende normas do BACEN, CVM e requisitos de auditorias independentes.

Governança: fortalece a confiança de cooperados, credores e investidores.

Exemplo prático

Uma trading registra um hedge de milho:

Operação: compra de 200 contratos de milho (CCM) na B3, vencimento maio, a R$ 62/saca.

Exposição: 200 × 450 sacas = 90.000 sacas.

Hedge ratio: 90.000 / 120.000 (exposição física total) = 0,75.

Memória de cálculo: planilha com justificativa (proteção parcial), margens necessárias e simulações de stress (±10%).

Esse registro é arquivado e compartilhado com todas as áreas, eliminando ruídos e garantindo rastreabilidade.

Evolução da boletagem: do manual à tecnologia

Fase manual: registro em cadernos ou planilhas isoladas → suscetível a erros e perda de informação.

Fase intermediária: planilhas centralizadas, mas ainda dependentes de input humano.

Fase atual: sistemas CTRM/ETRM e plataformas digitais.

Exemplo: a Agroboard permite registro digital de boletagem com memória de cálculo integrada, consolidando contratos, cálculos de hedge e relatórios de risco em uma só plataforma. Isso elimina retrabalho e cria trilhas de auditoria automáticas.

Recomendações práticas

Padronizar formulários de boletagem (digitais ou físicos).

Definir responsáveis em cada área (front registra, middle valida, back contabiliza).

Automatizar registros em plataformas integradas como a Agroboard.

Arquivar memória de cálculo com premissas, preços de mercado e simulações.

Criar rotinas de reconciliação diária entre boletagem, posição física e contabilidade.

Considerações de risco

Erro humano: inputs manuais ainda são vulneráveis.

Retrabalho: registros duplicados em diferentes sistemas.

Falta de memória de cálculo: compromete compliance e auditoria.

Atrasos na comunicação: podem gerar exposição não registrada em relatórios de risco.